Mails productifs —  GTD

En ce moment j’ai un objectif bien précis : augmenter ma productivité et si possible celle de mes collègues à l’aide d’outils présents sur le net. Je ferai donc une passe rapide sur ceux que j’utilise principalement. Une chose à savoir est que j’utilise Google Chrome comme navigateur, et je dispose en ce moment d’un Android comme téléphone principal.

Dans ma recherche j’ai tout d’abord souhaité augmenter mon confort avec les mails. Mieux repérer les mails importants, les classer, les gérer… Je disposais déjà d’une boite office365, mais ça manquait de pêche… ainsi j’ai découvert le monde « GTD »

J’ai donc fait une migration complète de mes mails et de toute mes boites vers Gmail. Je pouvais ainsi récupérer les mails de mon école, de ma boite, pro, applicatif et perso dans une seule boite. J’ai aussi souhaité que certains de ces mails soient directement placés dans un endroit à part en fonction de leur boite d’origine. Et j’ai taggué chacun d’eux par un libellé. Enfin, Google permet également d’avoir une signature adaptée à chaque boite mail émettrice (oui gmail comme tant d’autres permet d’envoyer un mail avec la boite liée).

C’est le plus gros manque de toute les autres boites mails selon moi. Avoir un libellé m’a permis de faire un tri dans mes mails et d’augmenter mon efficacité dans mes recherches. J’ai également rajouté des filtres pour placer des libellés sur certains types de mails afin d’améliorer leur visibilité.

Quelque chose de très pratique encore, les catégories. Elles me permettent de placer d’autres libellés automatiquement (si l’on configure l’affichage) sur les mails. On peut également placer toute la publicité d’un seul coup et automatiquement dans les archives plutôt que de la garder dans la boîte de réception. On va pouvoir ainsi éliminer une bonne partie des mails de celle-ci.

Tentative désespérée de Google pour concurrencer Facebook, Google avait lancé il y a maintenant quelques années ce réseau un peu bancal et pourtant très connecté à ses services. J’ai alors ajouté toute les personnes que j’ai pu côtoyer par mail sur G+ en choisissant correctement le cercle qui convenait. (Ecole, Boulot, Perso, Familles, …). Ce faisant, j’ai également ajouté dans Gmail cette fois, l’affichage de libellés un peu spéciaux et automatiques sur mes mails. Ainsi, mes mails se sont alors vus automatiquement dotés d’un libellé supplémentaire si la personne faisait partie de mes cercles. Un tri par cercle a donc alors pu être activé dans ma boite (en plus des précédents tris).

J’avais un peu plus haut posé mon jeu en annonçant que j’utilisais Chrome. De ce fait, je profite pleinement de ses extensions. La meilleure pour mes mails en date est : Streak. Pour la conduite de projet, d’autres libellés sur le nom du projet, la personne affiliée via une photo (toujours en entête mail) à la tâche du mail reçu apparaitront, en plus du reste. C’est une véritable gestion de projet directement dans votre boite mail. J’ai trouvé l’outil plutôt simple à prendre en main, de plus il permet entre autre d’avoir l’accusé de reception sur Gmail, ainsi qu’un bon panel d’options dont je vous laisserai prendre connaissance rapidement.

Cette partie dans les paramètres va permettre d’activer un bon nombre d’options complémentaires et utiles de notre boite. Ainsi, certaines choses simples et indispensables viennent à nous : l’annulation d’envoi de mail, une icône de message non lu dans l’onglet Chrome, un volet d’aperçu, etc.

Cette partie mérite à elle seule un petit paragraphe. Cette option du labo va permettre d’augmenter le nombre de mails affichés en ajoutant au passage un nouveau critère de visibilité : les icônes de suivi. Vous devrez d’abord dans l’onglet général des paramètres choisir celles que vous souhaitez avoir à disposition, puis dans un autre onglet à disposition avec le service vous définirez le positionnement des boites mails (le critère de recherche en fait). Vous pourrez choisir ici d’afficher ce que vous voulez : un libellé, une icône, un cercle, une boite mail ? Tout s’adaptera pour vous. Juste comme info :

La gestion des mails est possible par de nombreux, très NOMBREUX moyens et beaucoup d’extensions sont à votre disposition pour vous permettre de gérer tout cela :

Voilà !